Brugermanual

Hvad er Change Log, og hvordan sætter du det op?

Med Change Log, kan du spore alle direkte ændringer en bruger laver i data i databasen. Du specificerer hver tabel og felt du vil have at systemet skal bogføre og så aktiverer du Change Log. Change Log er baseret på ændringer i den data i de tabeller du sporer.

Her kan du læse mere om Change Log.

Setup

1. Søg efter “Change Log Setup” i Business Central søgefeltet
2. Klik “Setup” ->”Tables” på Change Log Setup siden
3. Her finder du en liste over BC tabeller. Vælg og konfigurer tabeller som skal optage Indsættelses, Modifikations og Slettelses logs. Tabeller kan filtreres efter ID eller navn.
4. I Table Setup har du muligheden for at vælge “All Fields” for at spore ændringer på alle felter i tabellen, eller “Some Fields” for at spore ændringer i specifikke felter.
   Når du vælger “Some Fields” kan du klikke på Edit List knappen (De tre prikker til højre) for at vise de tilgængelige tabel felter. Vælg tjekboksen for hvert felt. I “Log Modification” logs optages der Navn, Kontrakt, og Kreditgrænse i kunde tabellen.
5. Når du er færdig med opsætningen, navigerer du tilbage til “Edit” > “Change Log Setup” > “Change Log Activated” knappen.
6. OBS: Det er vigtigt at lukke og genåbne BC sessionen for at begynde at registrere change loggen, som forklaret i opsætningen!

Record System Information
A) I faktaboks nummer 2 “Record System Information”, kan du se hvem (og derfor hvem der er ejeren af) enhver record, og hvornår det var oprettet.

B) Du kan også se hvornår det sidst er ændret, og af hvem.

Hidden Fields
I faktaboksen“Hidden Fields”, kan du se om du eller en af dine administratore har sat filtre op i Change Loggen som burde være synlige på den nuværende side (Change Inspector) “User Fields Filters” (A) Viser filtre der er sat for din egen konto.

Ved at klikke på værdien ved siden af “User Fields Filters” (B), bliver du viderestillet til en side hvor du kan ændre disse filtre. Klikker du på “Field No. filter” feltet, bliver du viderestillet til en liste over alle felter i den nuværende tabel, hvor du kan vælge hvilke felter du IKKE ønsker at se når du bruger Change Inspector siden.

Efter at du har valgt nogle felter og trykket OK, vil disse felder blive ekskluderet fra siden.

Du kan sætte “Hidden Global Fields Filters” (C) op, som kun er synlige for feltets administrator (Detter er forklaret i “Change Log User” opsætningen). Disse filtre bruges når du vil begrænse specifikke brugeres mulighed for at se ændringer i bestemte felter.

Field Configuration
I BC X-RAY kan du også vælge om en bruger skal underrettes (A), begrænses (B), tillades (C), eller om en begrundelse skal angives når et felt ændres (D).

Denne opsætning kan ses i “Field Configuration” faktaboksen til højre på skærmen. Klikker du “Setup” (1) i “Field Configuration” faktaboksen åbnes Setup vinduet for the næverende felt i tabellen, eller for alle felter.

En anden måde at tilgå Field Configuration er igennem Søg (1) ->”BC X-RAY Setup” (2) -> Klik på “BC X-Ray Setup [TBC]” (3) valgmuligheden -> Klik på “Standard Setup” rullelisten (4) -> “Table Field Setup” (5).

Notification

Hvis du ønsker at underrette brugere om ændringer i et specifikt felt, skal du aktivere “Email Notification”. I så fald skal du trykke på “Relateret” (1) rullemenuen i sidehovedet -> “Email Notification of User” (2) for at konfigurere hvilke brugere burde modtage email notifikationer om ændringer.

Du kan desuden også specificere om en bruger skal underrettes om en specifik slags ændringer.

For eksempel, hvis du vil have at en bruger skal underretes når en post er blokeret, kan du skrive “ja” i “Changed To” feltet på dit eget sprog, eller skrive “true” på alle sprog.

Du kan også bestemme om brugere skal underrettes om ændringer fra en blank værdi, ved at aktivere “Notification on Change from Blank” feltet.

I BC X-RAY kan du vælge om en ændring skal anses som at være en del af oprettelsen af et dokument, ved at bruge “Notification Window” (3) feltet.
Endvidere hvis du ønsker at få besked med det samme omkring ændringer i vigtige felter, kan du ændre “Notification to be Sent” (4) til “Immediately”.

Omvendt, kan du ændre feltet til “Hourly” eller “Daily” for mindre kritiske felter hvor du foretrækker at modtage et samlet overblik.

Restricted/Permitted
For at begrænse en brugers mulighed for at ændre det nuværende felt skal du aktivere “Restricted” feltet.

Dernæst kan du navigere til “Relateret” rullemenuen (1) -> “Restricted Users” (2) for at specificere hvem der skal begrænses og for at se en liste over de nuværende begrænsede brugere. > På samme måde kan du tillade (3) at brugere ændrer det nuværende felt.

Dette kan give mening i tilfælde hvor du ønsker at begrænse alle brugere på nær én bruger eller gruppe af brugere. I det tilfælde, vælger du bare en eller flere brugere som skal tillades, frem for at begrænse alle andre brugere, til at lave ændringer i det nuværende felt.

Reason

Hvis du kræver at brugere angiver en begrundelse for ændringer i det nuværende felt, skal du aktivere “Reason Activated” (1) valgmuligheden.

Hvis dette også gælder for felter med blanke værdier, skal du aktivere “Reason Required for Changes from Blank” (2) indstillingen.

Entries by User (1)
Denne faktaboks viser det antal gange en bruger har lavet ændringer i det nuværende dokument. Disse numre er beregnet baseret på de filters sat under “Hide Current Field” handlingen eller af handlinger der filtrerer efter “Type of Change”.

Ved at klikke på tallet kan du se de ændringer brugeren har lavet.

Entries by Fields (1)
Denne faktaboks viser det antal gange et bestemt felt i det nuværende dokument er blevet ændret. Disse numre er beregnet baseret på de filters sat under “Hide Current Field” handlingen eller af handlinger der filtrerer efter “Type of Change”. Ved at klikke på tallet kan du se de ændringer der er lavet i feltet.

Remote Setup (1)
Denne faktaboks indikere om hvorvidt Cosmos integratonen er aktiveret, og om hvorvidt poster i ‘skyen’ skal vises på den nuværende side. Klikker du på “Setup” (A) åbnes “BC X-Ray Setup siden. Klikker du på “History” (B) vil du blive vist ændringer der er lavet i opsætningen.

Derudover kan du i denne faktaboks se, antallet af lokale og fjerne change log entries der er indlæst på siden. Dette antal er ikke baseret på nogle filtre. Her kan du også tjekke status på “Upload Job Queue entry” (C).

Email Notification Received (1)
Hvis du har sat email notifikationer op, vil du her kunne se hvem (A) der er underrettet og hvornår (B).

Handlinger i Change Inspector

Der er adskillige handlingsmuligheder, som inkludere:

• “Find Change Log Entries” (1): Denne handling åbner et vindue hvor du kan vælge adskillige filtre for at finde specifikke ændringslogs.
• “Print” (2): Åbner et vindue med printer muligheder.

Handlinger til bedre overblik

Handlinger designet til at give et bedre overblik over ændringslogs på den nuværende side findes under “Hide Current Field” (3) rullemenuen, heriblandt findes:

• “Hide Current Field”: Skjuler det valgte felt. Filtre der er oprettet med disse handlinger kan gemmes i opsætningen så de automatisk skjules når du tilgår Change Inspector siden i den samme tabel.
• “Global users” can sætte filtre op der gælder for alle brugere.
• “Clear All Field No. Filters” handlingen, hvilken nulstiller alle filtre der er ændret med denne funktionalitet.
• Ved at klikke på “Clear All Field No. Filters” vises ændringslogs der var skjulte og de vil være fremhøvet i en dyb rød farve under “Field No.”, hvilket indikerer at de er filtreret af globale filtre. Modsat representerer en lys rød farve de poster gemte af dine egne filtre. “Reset Field No. Filters” genanvender filtrene fra sidens opsætning.
• “Field No. Filters Setup”: Åbner “Field No. Filters Setup” siden, hvori du kan se filtre for din bruger, og i tilfælde af at du er en Global User, kan du også se globale filtre.

Du kan ændre filtrene ved at trykke på “Field No. Filter” feltets værdi. Dette åbner “Select Fields” siden.  Hvis du allerede har sat filtre op, vil du kunne se dem her. Ved at klikke på “Show all” handlingen, vil du kunne se alle tilgængelige felter for den nuværende side.

Ved at klikke “Selected”, kan du vælge hvilke felt numre du ikke ønsker at se på Change Inspector siden.

Når du er færdig, skal du trykke på OK for at gemme dine valg. Hvis du også trykker OK på “Field No. Filters Setup” vil disse filtre automatisk blive anvendt på Change Inspector siden.

Handlinger til at filtrere type af ændringer

Du kan også filtrere efter forskellige typer af ændringer ved at bruge “Type of Change”. Dette gøres ved brug af handlingerne i den næste gruppe hvor du kan vælge “Modification”, “Insertion”, “Deletion” eller alle tre.

• I “Handlinger” (5) rullemenuen finder du “Trace Current Field” som fremhæver det nuværende felt for nemmere sporing af ændringer.
• Under “Relateret” (6) rullemenuen, finder du “BC X-Ray Setup” handlingen, som giver dig adgang til “BC X-Ray Setup” siden.

Hvis du trykker på “Find Change Log Entries” knappen, kan du vælge diverse filtre til at få et bedre overblik over ændringslogs på siden:

• A) “Table No.”: Viser den ønskede tabel, og viser kun ændringer for den gældende tabel.
• B) “Primary Key Filters”: Viser en dynamisk liste baseret på den valgte tabel. Hvis du for eksempel vælger Kunde i “Table No.”, vises der kun ét felt under “Primary Key Filters: “Nummer”. Hvis du derimod vælger “Salgslinje” i tabel nummeret, vil du blive vist en “Primary Key Filters” med “Bilagstype”, “Bilagsnr”, og “Linjenr”.
• C) “Field No.”: Filtrer efter et specifikt felt nummer. Det er også muligt at filtrere efter hvad et felt var ændret fra og hvad det var ændret til.
• D) Filtrer efter “Type of change” ved at aktivere “Filter on Change Type” og derefter at vælge “Type of Change”.
• (E) “From” and “To” dato og tids filtre: Se hvilke ændringer der er lavet i den valgte periode.
• F) “Username” filter: Se hvilke ændringer er lavet af en specifik medarbejder.
• G) Storage: Her kan du specificere om der skal søges på lokale og fjern databaser.

Forsat nedenfor (“Find”, “Show Related Record”, “Reset Filters”, “BC X-Ray Setup”) + setup.

Under “Find Change Log Entries” siden har du adgang til adskillige muligheder:
Below the “Find Change Log Entries” page, you have access to multiple actions:

• Hvis du klikker på “Find” (A) funktionen, vil den filtrere igennem ændringslogs baseret på de filtre du har sat ovenfor. Dette viser en liste af ændringslogs poster med de valgte filtre.
• Klikker du på “Show Related Record” (B) åbnes et vindue hvor du har adgang til det relaterede dokument.
• “Reset Filters” (C): Nulstiller de filtre du sorterer efter.
• Ved at klikke på”Clear User Field No. Filters” (D) eller en af de andre knapper i rullemenuen, kan du nulstille eller ændre filtre per felt.
• “BC X-Ray Setup” (E) åbner “BC X-Ray Setup” siden.

1. “Local Database”
Tilbage på BC X-RAY Setup siden finder du en gruppe navngivet “Local Database”. Her kan du finde informationer omkring ændringslogs for poster der er opbevaret lokalt. For eksempel:

A. “Number of Records” viser det antal ændringslog poster der er gemt i den lokale database.

B. “Last Update by Refresh Calculations At” viser hvornår “Refresh Calculations” knappen sidst er anvendt.

C. “Oldest Data Created At” afspejler det tidspunkt, hvor den første ændringslog post var oprettet i den lokale database.

D. “Newest Data Created At” viser tidspunktet for den seneste ændringslog post i den lokale database.

E. I “Timelapse for Change No.” kan du præcisere tid i sekunder som påvirker ændrings nummeret der vises på Change Inspector siden.

2. “Remote Database”
I “Remote Database” sektionen, kan du specificere de nødvendige informationer for at forbinde til fjern-databasen.

A. “General”

• “Active”: Vælg hvorvidt upload til fjern-databasen er aktiveret.
• “Number of Records”: Viser det antal ændringslog poster der er gemt i fjern-databasen.
• “Last Upload At”: Viser tidspunktet for den seneste upload udførsel.
• “Remaining Records to Upload”: Viser det antal ændringslogs der endnu ikke er uploadet til Azure Cosmos databasen. Dette er udregnet på bagrund af opsætningen.
• “Remaining Upload Duration”: Beregner et estimat af hvor lang tid det ville tage at uploade de resterende dokumenter til fjern-databasen.

B. “Azure”
“URL”: Indtast forbindelsesstrengen til din Azure Cosmos database, hvilket du kan få fra din udbyder.

“Primary Key”: Indtast den primære nogle for Azure Cosmos Databasen, hvilket du kan få fra din udbyder.

C. “Change Logs”
“Database Name” og“Container Name”: Angiv information om Azure Cosmos Databasen, hvilket du kan få fra din udbyder.

Hvis “Show Remote Data” er slået til, vil ændringslog poster modtaget fra Azure Cosmos databasen også blive vist på Change Inspector siden.

3. “Transfer Sequence”
I “Transfer Entries Older Than” feltet, kan du angive hvor gamle ændringslogs poster skal være før de bliver overført til Azure Cosmos. Hvis du for eksempel sætter den til 3 dage, er det kun ændringslogs poster ældre end 3 dage der vil blive overført til Azure Cosmos.

Du kan også definere “Maximum No. of Entries Transferred at Once” for at fastslå hvor mange poster der skal overføres i hver upload batch.

Aktiverer du “Transfer System Tables”, vil tabeller i 2 milliard rækkeviden blive overført.

Hvis “Delete Local Data on Upload” er slået til, vil ændringslogs poster som allerede er uploaded til Azure Cosmos blive slettet fra den lokale database.

“Upload Job Queue Entry” sektionen viser information fra “Job Queue Entry” som relaterer til upload processen.

“BC X-RAY Setup” Actions
1. “Standard Setup” rullemenu handlingen åbner “Change Log Setup” siden.

Ved at klikke på “Tables setup” handlingen åbnes “Change Log Setup (Table) List”.

“Table Field Setup” knappen åbner “Table Field Setup” siden, som beskrevet tidligere i manualen.

Brug af “Field No. Filter Setup” handlingen åbner “Field No. Filter Setup” siden med alle opsætnings filtre synlige.

“Factbox Visibility Setup” handlingen åbner siden “Factbox Visibility Setup”, hvor du kan vælge hvilke faktabokse skal vises på Change Inspector siden.

2. Ved at klikke på “User Setup” handlingen, åbnes en side hvor du kan vælge hvilke brugere skal være “Global Administrator og/eller hvilke brugere skal modtage brugsrapporter.

Du kan også specificere hvem der skal underrettes hvis en ændring fejler, og hvem der kan lave ændringer til opsætningen af faktaboksene.

1. “Assisted Setup” handlingen åbner siden “Change Log Setup Wizard”, som guider dig igennem standard ændringslogs opsætningen.

“Assisted Cosmos Setup” handlingen åbner siden “Cosmos Connection Setup Wizard”, som guider dig igennem den avancerede ændringslogs opsætning.

2. “Create Job Queue Entry for Upload” laver en “Job Queue Entry for Upload” med foreslåede instillinger.

• “Open Job Queue Entry for Upload” åbner standard “Job Queue Entry” siden.
• “Delete Job Queue Entry for Upload” sletter en “Job Queue Entry for upload”.

3. “Refresh Calculations” opdaterer felter så som “Number of Records (Local)”, “Last Count Date Time”, “Remaining Records to Upload”, og “Approximate Upload Duration”.

4. I “Relateret” rullemenuen, finder du adskillige handlinger:

• “Find Change Log Entries” åbner “Find Change Log Entries” siden.
• “Change Log Entries” handlingen åbner standard siden for “Change Log Entries”.
• Den sidste handling, “Change Long Entries”, åbner Change Inspector siden.

Når du klikker på “Standard Setup” rullemenuen (5) -> “Tables Setup” (6), kan du se standard siden med ekstra funktionaliteter.

Der er fem hoved sektioner i denne visning:

1. ‘Log Insertion’, ‘Log Modification’, og ‘Log Deletion’ kolonnerne gør at du hurtigt kan se hvilke logføring der er gældende for hvert felt i tabellen.

2. Her kan du se antallet af dokumenter og filter felter for hver tabel.

3. “Change Logs Exists”: Hvis der er kryds i denne kolonne, betyder det at der er ændringslogs i den nuværende tabel.

4. “Transfer to Remote”: Specificerer om en tabel skal overføres til Azure Cosmos under upload.

5. “First Change Date/Time” og “Last Change Date/Time”: Viser hvornår den første og den sidste ændringslogs post for den nuværende tabel var oprettet, og hvis den stadig er gemt lokalt.

Actions
På den samme side, hvis du trykker på “Change Log Advanced” (1), åbnes en bjælke hvor du kan se adskillige instillinger:

Ved at klikke på Change Log rullemenuen (2) får du følgende valgmuligheder:

• “Change Log Entries for Table”: Viser alle ændringslogs poster for det nuværende tabel nummer.
• “Change Log Entries for Setup”: Viser ændringer for det nuværende dokument.

Transfer – Activate

Ved at klikke på “Transfer – Activate” rullemenuen (1) får du følgende valgmuligheder:

• “Transfer-Activate All” (2): Aktiverer “Transfer to Remote” for alle tabeller der er opsat til ændringslogs sporing.
• “Transfer- Activate Marked” (3): Aktiverer “Transfer to Remote” for alle markerede tabeller som er opsat til ændringslogs sporing.

Transfer – Deactivate

Ved at klikke på “Transfer – Deactivate” rullemenuen (1) får du følgende valgmuligheder:

• “Transfer-Deactivate All” (2): Deaktiverer “Transfer to Remote” for alle tabeller der er opsat til ændringslogs sporing.
• “Transfer- Deactivate Marked” (3): Deaktiverer “Transfer to Remote” for alle markerede tabeller som er opsat til ændringslogs sporing.

Ved at klikke på “Clear All Settings” rullemenuen (1) får du følgende valgmuligheder:

• “Clear All Settings” (2): Deaktiverer ændringslogs sporing for alle tabeller.
• “Add Default Settings on all” (3): Anvender indstillingerne fra den importerede fil i alle tabeller.
• “Add Default Settings on Unspecified” (4): Anvender indstillingerne fra den importerede fil i alle tabeller der ikke tidligere er sat op.
• “Export Settings” (5): Eksporterer de nuværende indstillinger som en fil på din computer.

Table Field Setup

Ved at klikke på “Table Field Setup” rullemenuen (1) får du følgende valgmuligheder:

• “Table Field Setup for Table” (2): Åbner “Table Fields Setup” siden for den nuværende tabel.
• “Table Field Setup” (3): Åbner “Table Field Setup” siden for alle tabeller.

TBC Process BC X-RAY Usage

Når Inspector siden bliver brugt, bliver der automatisk oprettet en brugsrapport. Du kan styre disse logs ved at konfigurere “TBC Process BC X-RAY Usage” codeunit som en jobkø. Inde i “Parameter String”, specificerer du handlinger for logfilerne: “Send”, “Delete”, eller “Send & Delete”.

“Send” indebærer at der bliver sendt en email på den første dag hver måned med alle brugsrapporter for BC X-RAY siden oprettelse, op til dags dato.

Denne email sendes til brugere som har tilmeldt sig at modtage brugsrapporter i “Change Log User Setup”.

“Delete” sletter alle brugsrapporter på den første dag hver måned, samt alle tidligere brugsrapporter siden første brug af BC X-RAY, op til dags dato.

“Send & Delete” sender en email som indeholder alle brugsrapporter på den første dag hver måned og sletter dem derefter automatisk fra databasen.